Agendamento pelo WhatsApp no Chatwoot: agenda, lembretes e IA

Para fazer agendamento pelo WhatsApp dentro do Chatwoot, eu uso o módulo Atendimentos do AstraChat, o Chatwoot Pro da Astra Online, que coloca a agenda por profissional dentro da conversa, envia lembretes automáticos com data e hora e tem um agente de IA que marca o horário sozinho.

Quem faz agendamento pelo WhatsApp sabe como é: o cliente pede um horário, o atendente sai da conversa para olhar a agenda em outro sistema, volta, confirma, e no dia anterior alguém precisa lembrar de mandar o lembrete na mão. Com vários atendentes, a mesma vaga acaba marcada duas vezes. O Chatwoot é ótimo para centralizar a conversa, mas por padrão não foi pensado para negócio que trabalha com hora marcada.

Por isso eu criei esse módulo para o Chatwoot Pro (hoje AstraChat). No vídeo eu monto a agenda de uma clínica odontológica do zero: serviço, profissional, cliente, lembretes e um agente de IA que marca o horário sozinho pelo WhatsApp. Aqui está o passo a passo e onde isso se encaixa em cada tipo de negócio.

Os problemas que o módulo resolve

No vídeo eu listo as dores que eu vejo nos clientes que atendo:

• Agenda fragmentada: informação solta em papel, planilha ou painel externo, longe da conversa.
• Lembrete manual: alguém precisa avisar cada cliente na véspera. Mandar isso em quantidade, na mão, é difícil, e o WhatsApp tem bloqueado muito esse tipo de envio feito sem ferramenta adequada.
• Dupla marcação: vários atendentes, às vezes em painéis diferentes, marcam o mesmo horário sem perceber.
• Histórico separado do agendamento: o Chatwoot já guarda o histórico da conversa, mas a agenda ficava em outro lugar.

Com o módulo, a agenda fica dentro do Chatwoot, ligada ao contato e à conversa.

Para quais negócios o agendamento pelo WhatsApp serve

Eu deixei o módulo genérico de propósito, para atender qualquer segmento que trabalha com hora marcada. Os que eu cito no vídeo:

O que eu demonstro de fato no vídeo é o caso da clínica odontológica. Para os outros segmentos, a estrutura é a mesma: você troca o nome do serviço, o profissional e o texto dos lembretes.

Como configurar a agenda, passo a passo

O módulo aparece como um item novo no menu, Atendimentos, e abre direto na agenda (visão por semana ou por mês). Antes de agendar, você cadastra três coisas: serviços, profissionais e, se usar, parceiros.

1. Cadastre o serviço. No vídeo eu criei "Clareamento dental", com descrição, duração e valor (coloquei R$ 250 como exemplo).
2. Configure os lembretes do serviço. Um lembrete 1 dia antes ("Passando para lembrar de sua consulta amanhã") e outro 3 horas antes ("sua consulta daqui a pouco"). Para cada um você escolhe o canal de WhatsApp que vai enviar.
3. Use as variáveis. O texto do lembrete pode puxar paciente, profissional, serviço, data e hora. Assim cada cliente recebe a mensagem com o horário dele.
4. Cadastre o profissional. Nome, especialidade (no exemplo, cirurgiã-dentista), registro profissional como o CRM, e-mail, telefone, dias e horários de atendimento e quais serviços ele faz.
5. Cadastre os parceiros, se tiver. Parceiro aqui é convênio. Você associa o cliente ao convênio e depois filtra os clientes por parceiro.

O lembrete fica no serviço, e não na agenda geral, porque cada serviço tem as suas particularidades. Uma clínica pode precisar avisar 24 horas antes que o paciente tem que tomar um remédio antes do procedimento, e isso vale só para aquele serviço.

Agendar direto da conversa

Agendar direto da conversa é a parte que mais economiza tempo no dia a dia. Com o cliente aberto no WhatsApp, dentro do Chatwoot:

1. Abra as funções extras da conversa e clique em Agendar um atendimento.
2. Cadastre o cliente, se for o primeiro contato. Dá para completar com e-mail, CPF, data de nascimento e observações.
3. Escolha o profissional, o serviço, a data e a hora, e adicione uma observação se quiser.
4. Clique em criar agendamento.

O cadastro usa o número de telefone como identificador principal. Se o número já existe, os dados do cliente aparecem sozinhos. O agendamento vai para a agenda e o cliente fica na lista de clientes do módulo.

Bot de agendamento: triagem ou IA

O módulo também aparece nos chat flows, o construtor de bots nativo do Chatwoot Pro. Há duas formas de usar:

• Bot de triagem: com o node de consultar disponibilidade e os outros nodes manuais, você monta o bot clássico de "digite 1 para isso, 2 para aquilo". Dá mais controle a quem constrói, mas exige montar cada caminho.
• Agendamento com IA: um node que conversa com o cliente e marca o horário.

Para usar a IA:

1. Em Credenciais da IA, cadastre o seu token da OpenAI, da Grok ou da OpenRouter.
2. Crie um flow, escolha a caixa de entrada e adicione o node de agendamento com IA.
3. Selecione o provedor, a credencial e o modelo (no vídeo eu usei o 4o).
4. Escolha os profissionais e os serviços que o agente pode agendar.
5. Clique em gerar prompt. Ele monta o prompt no formato certo com base nos serviços e profissionais. O prompt continua editável.
6. Salve e ative.

No teste ao vivo, mandei "quero fazer um agendamento". O agente pediu nome e telefone, listou os procedimentos, perguntou com qual profissional, pediu data e horário, pediu confirmação e confirmou o agendamento, que apareceu na agenda.

Se você quer ir além da agenda e montar um atendimento com IA mais completo, o artigo sobre chatbot com IA no WhatsApp complementa este.

O lado honesto

• Teste o bot antes de soltar para os clientes. No vídeo, o agendamento feito pela IA apareceu na agenda num horário diferente do que eu pedi na conversa. Eu mesmo comento que dá para ajustar o prompt para ele inserir a informação do jeito certo. Converse com o bot várias vezes, com datas diferentes, e confira na agenda.
• A IA tem custo. Você usa o seu token do provedor de IA, e a cobrança por uso vem dele.
• Lembrete pela API oficial segue as regras da Meta. Fora da janela de 24 horas, a mensagem precisa de template aprovado e é cobrada por mensagem. No Brasil, a tabela oficial da Meta cobra cerca de R$ 0,035 por mensagem de utilidade.
• Precisa da versão com o módulo. No vídeo, gravado em março de 2026, o módulo entrou na versão 1.0.0 do projeto. Quem já tem o ambiente instalado precisa atualizar.

Integração com outros sistemas

Tudo o que acontece no módulo de atendimentos tem API. No Config extra, a documentação Swagger já traz os endpoints de atendimentos. Dá para ler a agenda ou criar agendamentos a partir de outro sistema ou de um fluxo no n8n. Para entender como a API funciona por baixo, veja o artigo sobre a API do Chatwoot e do AstraChat.

Checklist para começar

• Serviços cadastrados com duração e valor
• Lembretes configurados por serviço, com as variáveis de data e hora
• Profissionais com dias, horários e serviços habilitados
• Convênios cadastrados como parceiros, se você trabalha com eles
• Bot testado com o seu próprio número antes de ativar para todos

Perguntas frequentes

Dá para fazer agendamento pelo WhatsApp no Chatwoot?

Sim, com o módulo Atendimentos do AstraChat, o Chatwoot Pro da Astra Online. Por padrão o Chatwoot não foi pensado para negócio com hora marcada, e o módulo coloca a agenda dentro dele, ligada ao contato e à conversa, com visão por semana ou por mês.

Como enviar lembrete de consulta pelo WhatsApp automaticamente?

Os lembretes são configurados em cada serviço, por exemplo um 1 dia antes e outro 3 horas antes, escolhendo o canal de WhatsApp que envia. O texto usa variáveis de paciente, profissional, serviço, data e hora, para cada cliente receber a mensagem com o próprio horário.

Um bot com IA consegue marcar horário sozinho pelo WhatsApp?

Sim. O node de agendamento com IA dos chat flows conversa com o cliente, pede nome, telefone, serviço, profissional, data e hora e cria o agendamento na agenda, usando um token da OpenAI, da Grok ou da OpenRouter. Teste várias vezes antes de liberar, porque no teste do vídeo o horário gravado saiu diferente do pedido.

Para quais negócios serve o agendamento pelo WhatsApp?

Para qualquer segmento que trabalha com hora marcada: clínicas e consultórios, estética e barbearias, escolas, escritórios de advocacia e contabilidade, serviços técnicos e imobiliárias. A estrutura é a mesma, mudando o serviço, o profissional e o texto dos lembretes.

O lembrete pela API oficial do WhatsApp é cobrado?

Sim. Fora da janela de 24 horas, a mensagem precisa de template aprovado e é cobrada por mensagem, e no Brasil a tabela oficial da Meta cobra cerca de R$ 0,035 por mensagem de utilidade.

Agenda, Kanban e IA no seu servidor

O módulo de Atendimentos faz parte do AstraChat, o Chatwoot Pro da Astra Online, junto com Kanban, agentes de IA, disparador, ligações pelo WhatsApp e chat interno. Fica no seu servidor, com a sua marca e sem cobrar por atendente.

Ele vem na Comunidade Astra Online, com código-fonte, atualizações, grupo VIP e a primeira instalação feita pelo especialista em Chatwoot Raphael Popiolek. Me chame no WhatsApp com o tipo do seu negócio e quantos profissionais atendem, e eu te mostro como a agenda ficaria.